Når en af Europas største ejendomsadministratorer, Newsec, sender fortrolige dokumenter til sine kunder, foregår det uden om e-Boks og andre separate dokumenthåndteringsløsninger. Med Citrix Content Collaboration modtager kunderne en mail, klikker på et link og downloader dokumentet i Newsecs eget miljø. Sikkert og nemt og uden behov for NemID og særlige softwareinstallationer.
Citrix har i 10 år været grundpillen i it-infrastrukturen hos Newsecs danske organisation. Citrix blev indført, da Newsec i Danmark hed Datea og var en af landets største ejendomsadministratorer. Trods sammenlægningen har den danske organisation beholdt sin Citrixløsning, og den har bevist sit værd år for år og ikke mindst under COVID-19-udbruddet.
”Vores branche er generelt konservativ hvad angår digitale løsninger, og derfor betragter jeg valget af Citrix dengang som ret progressivt. Citrix er stadig på digital forkant og tilbyder medarbejdere nem adgang til alle programmer og filer, så de kan være produktive og bruge tiden meningsfuldt. Samtidig tilbyder vi også vores kunder, som kan være alt fra store pensionskasser til privatpersoner, en nem og friktionsløs adgang til alle de dokumenter, der følger med en leje- og administrationsaftale,” siger Paw de Sparra
Lundin, IT Manager Denmark, Newsec.
”Vores branche er generelt konservativ hvad angår digitale løsninger, og derfor betragter jeg valget af Citrix dengang som ret progressivt. Citrix er stadig på digital forkant og tilbyder medarbejdere nem adgang til alle programmer og filer, så de kan være produktive og bruge tiden meningsfuldt. Samtidig tilbyder vi også vores kunder, som kan være alt fra store pensionskasser til privatpersoner, en nem og friktionsløs adgang til alle de dokumenter, der følger med en leje- og administrationsaftale,” siger Paw de Sparra Lundin, IT Manager Denmark, Newsec.
Medarbejderne logger på én hjemmeside og har derfra
adgang til alle programmer via to-faktor godkendelse. De kan tilgå hvor som helst fra – om det er sønnens gamer-pc eller smartphonen. Alle data og dokumenter samles på én sikker platform, som giver medarbejderne mulighed for at arbejde bedre sammen.
”Det centrale for os er, at Citrixløsningen skaber et intelligent arbejdsrum med højeste sikkerhed. Det skal være nemt for alle, og når der er behov for at ændre i set-up’et, skal det ikke være en teknisk øvelse. Under COVID-19 kunne vi blot ved at øge antal licenser skabe trygge hjemmearbejdspladser for alle 500 medarbejdere fra den ene dag til den anden. Det var en ret usædvanlig oplevelse,” siger han.
Newsec er et Full Service Property House med hovedsæde i Sverige og 2000 medarbejdere fordelt på syv markeder i de nordiske og baltiske lande.
Newsec er blandt de fem største ejendomsforvaltere i Europa og tegner årligt lejekontrakter for ca. 1 mio. kvadratmeter. Newsec tilbyder investorer, ejendomsejere, lejere og foreninger en bred vifte af ydelser fra ejendomsadministration og drift til energiprojekter og investeringsrådgivning.
Newsecs løsning er vokset i takt med den danske organisation, og senest har Newsec installeret Citrix Content Collaboration som del af Citrix Workspace.
”Vi deler en masse dokumenter med en masse lejere. Det kan være lejekontrakter, synsrapporter, vedligeholdelsesplaner eller årsrapporter. Det er oftest store dokumenter, som kan fylde meget. I stedet for at sende USB-nøgler rundt eller anvende e-Boks, som både koster penge og som vores udenlandske lejere ikke kan anvende, kan vi direkte fra Outlook sende en mail til kunderne, som downloader dokumenterne direkte i vores miljø. Det gør fildeling meget nemt og friktionsløst. Alt går gennem vores server, og med mailkryptering er sikkerheden optimal,” siger Paw de Sparra Lundin.
Newsec slipper for integration op mod e-Boks, som dels kræver et NemID ved login, dels koster en transaktionspris afhængigt af dokumentets størrelse. Andre dokumentdelingsløsninger kræver, at kunderne har installeret en bestemt applikation og var derfor heller ikke en oplagt mulighed ifølge Newsec.
”Hele pointen er, at man ikke skal logge ind nogle steder som kunde, og at man ikke skal gennem andre softwareleverandører for at hente filerne. Det gør det ekstra nemt for kunderne, og er med til at nedbryde flaskehalsene i feedback- og godkendelsesprocesserne,” siger han.
Conecto har gennem 10 år leveret it-infrastruktur og været trusted partner for Newsec.
”Jeg blev ansat som it-chef i 2019 og har derfor ikke været involveret i valget af Conecto i sin tid. Men jeg oplever, at de tænker meget proaktivt på kundernes vegne. Her skiller de sig virkelig ud. Kort efter COVID-19 lagde landet ned, kontaktede de os og rådgav os på den ikke-sælgende måde. Jeg føler mig meget tryg ved deres forslag og den måde, de foreslår at løse udfordringer på. Conecto har desuden en fast, loyal medarbejderstab, og det er en kæmpe fordel. De kender os, de kender vores løsning, og de ved, hvad det bedste, næste digitale skridt er for vores forretning,” siger Paw de Sparra Lundin.