Vellykket BlackBerry løsning gav IT chefen sin nattesøvn tilbage
I det familiedrevne produktionsfirma Logitrans i Ribe hersker den sunde fornuft; man vil have valuta for pengene og forventer den bedste service. Begge dele blev indfriet med en BlackBerry-løsning fra Conecto, der som bonusgevinst gav IT-chefen sin velfortjente nattesøvn tilbage.
Administrativt kaos
Med otte datterselskaber fordelt rundt i verden er der nok at se til for IT-chefen Anders Grønbech. Men i dag har han fået sin nattesøvn tilbage, efter virksomheden valgte at få en BlackBerry løsning, leveret af TDC Mobil i samarbejde med Conecto A/S, TDC’s faste implementeringspartner.
Sagen var nemlig, at Anders Grønbech, for at imødegå medarbejdernes ønsker, hidtil måtte konfigurere hver enkelt medarbejders individuelle mobiltelefoner, der var forskellige modeller og på forskelligt sprog. Det var et administrativt kaos, at få medarbejdernes firmamobiler til at tilgå virksomhedens mailsystem, Lotus Notes.
Det var begyndt at tage overhånd med alle de enheder, der var individuelt konfigureret. Nogle medarbejdere var til Sony Ericsson, mens andre sværgede til Nokia. Det begyndte så småt at gå ud over min nattesøvn. Jeg havde meget store bekymringer for sikkerheden pga. alle de enheder, der svømmede rundt i verden og kunne blive væk, udtaler Anders Grønbech.
Anders Grønbech var derfor på udkig efter en standardiseret løsning, der var let at administrere og kunne opfylde medarbejdernes behov for mobil adgang. Han mødte op til et frokostseminar afholdt af TDC Mobil, og efter kort tid var han ikke i tvivl om, at BlackBerry var den rette løsning. Tilbuddet om at prøve BlackBerry omkostningsfrit i 30 dage, også kaldet Try and Buy, overbeviste Anders Grønbech om, at her var alt at vinde.
"Vores franske datterselskab havde fra andre forretningsforbindelser hørt om deres gode erfaringer med BlackBerry og seminaret bekræftede os: det skulle vi bare prøve. Ikke noget med at rode os ud i alle mulige og umulige konfigurationer, som vi ender med at smide i havnen. Så efter en kort snak (med TDC Mobil og Conecto, red) havde vi en aftale. Selvfølgelig slog vi til med deres tilbud om Try and Buy. Man er vel ikke jyde for ingenting", smiler Anders Grønbech med karakteristisk lune.
Nul bøvl
Det var altså medarbejdernes ønske om at kunne besvare mails og tjekke sin kalender fra mobiltelefonen, der var startskuddet til samarbejdet med TDC og Conecto. Anders Grønbech mente, der ville være både tid og penge sparet ved at få den rigtige løsning. Og den skulle opfylde tre behov: det skulle være let for medarbejderne at anvende den, sikkerheden skulle være i top, og ikke mindst skulle der være fuld kontrol fra it-chefens skrivebord. Det var ligeledes en forudsætning at løsningen spillede perfekt sammen med virksomhedens mail system Lotus Notes. Forventningerne til BlackBerry var med andre ord, at både brugere og IT chefen ville opleve en hverdag, hvor teknologien fungerede perfekt uden problemer og dermed kunne løfte den opgave at spare værdifuld tid. Eller med Anders Grønbechs ord: "Nul bøvl".
Som IT chef var jeg træt af administrativt kaos og ville have en standardiseret løsning, der var klippestabil og helt uden bøvl. BlackBerry opfylder disse krav og er til at stole på. Det fungerer bare. Medarbejdernes får skubbet deres e-mails ud, og de skal ikke rode rundt med konfigurationer. Det er pålideligt; der er ikke noget at rafle om.
Anders Grønbech husker en episode, hvor en medarbejder var på rejse i Kina og oplevede at være inde i en zone uden GSM dækning. Men sekundet efter han kørte ind i et område hvor GSM nettet igen fungerede, væltede det prompte ind med e-mails, uden medarbejderen skulle løfte en finger. "Det var præcis, som Logitrans forventede, at det skal skulle være; nul bøvl. En fornøjelse", fastslår Anders Grønbech.
Fjernstyring af severe
Som udgangspunkt skulle Logitrans kun have installeret BlackBerry, men det viste sig at Conecto A/S kunne tilbyde mere, som virksomheden var interesseret i, heriblandt 3. parts produkter og brugeruddannelse. Det var nyt for Anders Grønbech, at man med BlackBerry har mulighed for at fjernstyre sine servere. Stor var hans glæde derfor, da det gik op for ham, at han med sin BlackBerry i hånden kunne ordne mange af de ting, som han plejede at skulle åbne sin PC for at klare; bl.a. kontrol af virksomhedens servere. Han fortæller:
"Det produkt måtte jeg bare prøve. Først var det lidt i sjov, men da jeg fik det installeret, ville jeg ikke af med det igen. Min fornemste opgave er at servicere mine kolleger og holde dem i luften, så de kan yde det bedste. Nu kan jeg styre mine servere overalt med min BlackBerry, og det er et stort plus, for jeg skal dæleme ikke have andre til at rode med det", ler Anders Grønbech. "Vi klarede os ganske udmærket før, men nu har vi endnu en valgmulighed, der i sidste ende betyder bedre udnyttelse af tiden og dermed større effektivitet. Vi kan simpelthen udnytte tiden bedre, og i vores verden er tid lig med penge".
Med muligheden for at styre sine servere fra BlackBerry terminalen, er Anders Grønbech mere fleksibel i forhold til at servicere de travle medarbejdere. Han lægger vægt på, at teknologi skal være rentabelt og give mening; også på bundlinjen. Selvom det ikke ligger til hans jyske natur at skamrose, er det svært at skjule tilfredsheden med de muligheder, han har fået med sin BlackBerry telefon. Muligheder der har resulteret i mere effektive og ressourcebesparende arbejdsrutiner. Effektiv håndtering og hurtig omstilling er nemlig en forudsætning for at Logitrans kan levere den høje grad af kvalitet og service, som er virksomhedens særkende. Med BlackBerry har man fået en teknologi, der understøtter forretningen. Og det er sund fornuft, der er til at tage at føle på, som Anders Grønbech formulerer det med glimt i øjet.
Den personlige kontakt er vigtig
Anders Grønbech kendte lidt til Conecto, inden samarbejdet startede. Der havde været dialog frem og tilbage om en it-løsning, som Logitrans i sidste ende takkede nej til. Conecto’s respekt for Logitrans og deres ærlige rådgivning var et plus i Anders Grønbechs verden. Og han var ikke et sekund i tvivl om, at da det gjaldt en mobilløsning, var Conecto den oplagte implementeringspartner.
Når det er noget med mobilitet, springer Conecto i øjnene. Det har de bare styr på. Enklere kan det ikke siges Derfor var de et naturligt valg, som vi var helt trygge ved. Med andre partnere, der ikke har så meget styr på det, kunne det godt blive en dyr affære.
Anders Grønbech erkender at han ikke er begejstret for at betale for noget, han ikke har brug for. Derimod sætter han stor pris på, at den faste konsulent har ageret smidigt og hurtigt, når det brændte på, eller Anders havde spørgsmål, der ikke kunne vente.
Conecto kommer, når vi kalder. De er nemme at komme i kontakt med, og så betyder det altså meget for os, at vi føler, at vi får valuta for pengene. F.eks. er det vigtigt, at vi har fuld tillid til, at de holder, hvad de har lovet og ikke oversælger deres ydelser. Vi har en god personlig kontakt, og det er faktisk vigtigt, at vi har en løbende dialog med den samme person, understreger Anders Grønbech.
Ikke gratis at lade brugerne uddanne sig selv
Udover at tilbyde tredjepartsprodukter, fik Logitrans et yderligere uventet udbytte af samarbejdet med implementeringsspecialisterne Conecto. Sagen var nemlig, at man gerne ville uddanne medarbejderne til at få mest muligt ud af BlackBerry terminalerne.
Fordi vi er en virksomhed, der selv fokuserer på at yde den helt rette rådgivning og skræddersy den rette løsning til kunden, lå det til højreskøjten at tage imod Conecto’s uddannelsestilbud. Det er nemlig ikke gratis at lade brugerne uddanne sig selv.
Det var ønsket om at give medarbejderne en fælles platform og nogle grundbegreber, der resulterede i, at man valgte at supplere BlackBerry løsningen med brugeruddannelse. Og udbyttet har allerede vist sig som en god investering i form af markante tidsbesparelser.
Altså, du kan købe en masse teknologi, men kan du ikke bruge det, hjælper det ikke en disse. Conecto har hjulpet os meget, men det store arbejde skal vi selv gøre ved løbende at uddanne nye brugere og sørge for, at vi får det bedste ud af teknologien. Det er et løbende vedligeholdelsesarbejde at sørge for, at medarbejderne er fortrolige med teknologien, så de kan udnytte tiden bedst muligt, når de er på farten. Som it-chef er det mit ansvar at give dem de bedste redskaber og sikre en korrekt anvendelse.
Det kursus som Logitrans fik af Conecto var et 3-timers forløb for virksomhedens danske medarbejdere afholdt af den implementeringsspecialist, der var tilknyttet projektet fra A – Z. Han gennemgik de grundlæggende funktioner og besvarede individuelle spørgsmål fra medarbejderne. Spørgsmål som gik på alt fra hvordan man redigerede excelark til hvordan medarbejdere i datterselskaberne fik adgang til bestemte enheder.
Ingen tvivl om at kurset var en succes for medarbejderne. Der dukkede rigtig mange konkrete spørgsmål op om situationer, man gerne ville være forberedt på. Men at slukke apparatet skal vi selv lære. De kan være nogle forstyrrende små bæster, de Blackberrys, griner Anders Grønbech med glimt i øjet. Han ved nemlig godt, at det er op til brugeren at trække stikket ud, når man vil have fred og ro. Men han indrømmer, at det svært, når først man er blevet afhængig af sin BlackBerry.
Om Logitrans
Logitrans blev grundlagt i 1940, og drives i dag af Erling Pedersen, søn af grundlæggeren Nis A. Pedersen. Virksomheden har en lang historie med mange traditioner. Virksomheden producerer transportmateriel og er i dag er højteknologisk med mere end 140 ansatte, heraf 80 på værkstedet, og otte datterselskaber fordelt rundt om i verden. 85 pct. af produktionen eksporteres gennem et vidt forgrenet forhandler netværk. Man tilstræber at udvikle løsninger, der i kvalitet udmærker sig fra konkurrenterne, og samtidig tilbyde en høj grad af service over for forhandlere i form af teknisk support, kurser, materialer m.m. Det er en afgørende forudsætning for virksomhedens succes, at man hurtigt kan omstille og justere produktionen for at imødegå kundernes individuelle ønsker og behov. Det kræver en effektiv og smidig organisation. Man har derfor i virksomheden arbejdet målrettet med procesoptimering ved at etablere selvstyrende teams med decentralt ansvar. Som led i denne proces har virksomheden valgt at give alle rejsende medarbejderne mobil adgang til mails og kalendersystem via en BlackBerry terminal.
Tiden skal udnyttes optimalt, både i produktion, i salg og service ledet. Dette har BlackBerry-løsningen hjulpet væsentligt med til. Og det har skabt værdi, der kan aflæses på bundlinjen.